Digitalizacja dokumentów – sprawdzamy czy warto się nią zainteresować?

Prowadzisz firmę lub przedsiębiorstwo? Jeżeli tak, to z pewnością znasz zjawisko nieustannie rosnącej liczbie dokumentów, które trzeba ciągle przechowywać. Twoje biurowe archiwum to sterta segregatorów i teczek wypełnionych umowami i najróżniejszymi aneksami? Nie ciężko się w tym wszystkim pogubić – dokumentów wciąż przybywa, a przestrzeni do pracy coraz mniej. Naprzeciw temu problemowi wychodzi digitalizacja dokumentów.

Co to jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to najprościej ich cyfryzacja. Jest to bardzo popularne rozwiązanie w wielu firmach i wiąże się z wieloma zaletami. Wprowadzenie digitalizacji danych i archiwów pozwala uzyskać łatwy dostęp do informacji potrzebnych w określonym momencie.

Cały proces digitalizacji to po prostu przetwarzanie wszelkich materiałów tradycyjnych jak zdjęcia, dokumenty czy książki. Cyfryzacja danych i digitalizacja archiwum pozwalają na skuteczną ochronę zbiorów firmowych, szczegółową analizę tekstu i badania dokumentów. Digitalizacja dokumentów w firmie nie tylko ułatwia przechowywanie, ale również pomaga zaoszczędzić miejsce pracy i dużo szybciej i łatwiej odnaleźć potrzebne w danym momencie materiały.

Digitalizacja dokumentów – zalety

Digitalizacja dokumentów to głównie same korzyści. Dzięki niej zaoszczędzić miejsce w biurowej przestrzeni, uporządkujesz biznesowe pisma według wewnętrznego schematu i ustalonych przez Ciebie kryteriów. Pracownicy będą mieli łatwość w dostępie do potrzebnych informacji. Takie rozwiązanie owocuje w przyśpieszeniu codziennej pracy. Zostaną zaoszczędzone zbędne minuty, a nawet godziny spędzone na przeglądaniu i szukaniu konkretnych materiałów. Wszystkie dokumenty papierowe przechowywane są w archiwum cały czas. Jeśli będzie potrzeba uzyskania ich do ręki, można je wypożyczyć. Dokumenty przechowywane w wersji elektronicznej nie zaginą ani nie ulegną zniszczeniu. Kolejnym zaletą jest fakt, że cyfryzacji można dokonać z każdego miejsc i w każdej porze. Nie trzeba specjalnie udać się do siedziby firmy.

Co warto wiedzieć o digitalizacji dokumentów?

Cały proces digitalizacji nie mógłby się w pełni odbyć bez funkcji OCR. Jest to program, dzięki któremu można rozpoznać tekst oraz znaleźć określone litery i znaki graficzne. Aby wszystko przebiegło w jak najlepszy sposób, ważna jest jak najlepsza jakość oryginalnego dokumentu, który zostanie wprowadzony do OCR.

Aby mieć pewność o prawidłowym sposobie przebiegu digitalizacji dokumentów i procesie cyfryzacji archiwum, należy zlecić to zadanie odpowiednim firmom. Jedną z nich jest Atutor, firma specjalizująca się w optymalizacji procesów dotyczących dokumentacji. Dzięki niej, proces cyfryzacji odbędzie się sprawnie. Będziecie mieć również pewność w kwestii dbałości o wszystkie szczegóły.

Opracowanie materiału: Atutor Integracja Cyfrowa – dostarcza kompleksowych rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentacją techniczną jak i w skali całego przedsiębiorstwa. Specjaliści dokładają wszelkich starań aby sprostać oczekiwaniom swoich klientów.